All European Academies (ALLEA) e.V. ist der Verband europäischer Wissenschaftsakademien, der sich für die Förderung von Wissenschaft und die Unterstützung von Wissenschaftler:innen in Europa einsetzt. Wir arbeiten an interdisziplinären Projekten, die die europäische Forschung und den internationalen Wissensaustausch stärken.
Für unsere Berliner Geschäftsstelle suchen wir ab 1. Oktober 2024 (oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt) eine motivierte und engagierte
Team-Assistenz/ (w/m/d) in Vollzeit/Teilzeit (mind. 30 h)
zur Unterstützung unseres Teams und der Geschäftsleitung in organisatorischen und administrativen Aufgaben. Die ausgeschriebene Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet, jedoch wird eine längerfristige Zusammenarbeit angestrebt.
Deine Aufgaben:
Allgemeine Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch, Postbearbeitung
Koordination und Vorbereitung von Terminen und Besprechungen sowie Protokollerstellung
Unterstützung des Teams bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen
Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und Rechnungslegung
Mitwirkung bei der Pflege von Finanzunterlagen und Unterstützung bei Buchhaltungsaufgaben
Mitgliederverwaltung und Kommunikation mit Mitgliedsakademien sowie Partnerorganisationen
Erstellung von Übersichten, Präsentationen und Berichten
Allgemeine Büroorganisation und Unterstützung bei administrativen Aufgaben
Dein Profil:
abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
erste Berufserfahrung in der Team-Assistenz oder im Verwaltungsbereich
sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel, Teams, SharePoint
ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, ein Auge für Details und die Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und strukturieren
Teamfähigkeit mit ausgeprägten zwischenmenschlichen und kommunikativen Fähigkeiten
Interesse, an einem diversen kulturellen Arbeitsumfeld
Wir bieten Dir:
Ein dynamisches und internationales Arbeitsumfeld in einem engagierten und weltoffenen Team
Abwechslungsreiche Tätigkeiten, Möglichkeiten zur Weiterentwicklung und Gestaltungsspielraum
Umfangreiche Einblicke in die Arbeit einer internationalen Organisation und die Möglichkeit, aktiv zur wissenschaftlichen Zusammenarbeit in Europa beizutragen
Angemessene Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TV-L) in der Entgeltgruppe 8 mit Jahressonderzahlung, 30 Urlaubstagen sowie diverse Mitarbeiter-Benefits
Option zum mobilen Arbeiten, insbesondere zur Förderung von Vereinbarkeit von Familie und Beruf
Ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz im Zentrum Berlins direkt am Gendarmenmarkt mit sehr guter Nahverkehrsanbindung
Wenn du Lust auf eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld hast und Teil eines engagierten Teams werden möchtest, dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Sende deine Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und ggf. weitere Referenzen) in einem PDF-Dokument bis zum 30. September 2024 an recruitment@allea.org.
ALLEA fördert Chancengleichheit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen jeglicher Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung und Behinderung.
Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Hast du noch Fragen? Dann wende dich gerne an folgende Kontaktperson:
Aline Kahler-Al Dahabi / Email: kahler@allea.org Telefon: 030 206 066-503 / ALLEA HR and Administration Officer